Автоматизация системы контроля выполнения стандартных процедур на примере свинокомплексов

В связи со строгими правилами биобезопасности, большим количеством свинокомплексов, а также их удаленностью от населенного пункта и больших городов у высшего менеджмента (бэк-офиса) отсутствует возможность частого посещения площадок свинокомплекса для проведения аудита и внесения корректирующих мероприятий по работе.

Посещение свинокомплексов высшим менеджментом проводится только на проблемных площадках — там, где отклонения от основных производственных показателей критичны. Площадки со стабильными или некритичными отклонениями по производственным показателям высший менеджмент может не посещать годами.

В большинстве случаев проблема ухудшения производственных показателей связана только с невыполнением или несвоевременным выполнением стандартных операционных процедур (СОП). Это связано с низким уровнем квалификации работников и управленческого состава, а также с возможностью сокрытия достоверной ситуации на свинокомплексе.

Так как выращивание свиней — это многофакторный и инертный процесс, то:

• невыполнение СОП может отразиться на показателе через несколько недель и даже месяцев, а стабилизация процесса может занять столько же времени или больше;
• одна и та же стандартная процедура может влиять на несколько производственных показателей.

Поэтому при разборе падения того или иного производственного показателя сложно понять, что явилось первопричиной, чаще всего устраняют последствия, а не проблему.

Таким образом, перед командой проекта стояли следующие ключевые цели:

• выстраивание системы контроля за выполнением и качеством выполнения стандартных процедур на всех производственных площадках;
• стандартизация обходов и критериев оценки обходов на производстве;
• выстраивание системы своевременного информирования высшего менеджмента о проблемах на площадках для принятия оперативных решений.

Что включала в себя работа над проектом

1. Проведение аудита всего процесса, выявление основных проблем, обсуждение с заказчиком (высший менеджмент) основных проблем и желаемого результата.
   
   
2. Анализ текущего состояния, поиск решений. Команда проекта предложила несколько вариантов решения проблемы, по итогу проработки решений и представления результата на совете директоров был выбран вариант выстраивания нового автоматизированного процесса аудита по чек-листам через многоуровневую систему контроля.
   
   
3. Подготовка и реализация пилотного проекта (на 9 репродукторах): выбор подрядчика для автоматизации процесса; подготовка технической части проекта; разработка чек-листов; выбор площадок; разработка матрицы эксплуатации чек-листов в зависимости от уровня проверяющего, назначаемого чек-листа, места и частоты проверки; разработка материалов и обучение пользователей; запуск проекта; техническое сопровождение.
   
   
4. Итоги пилотного проекта. По итогам принято решение о целесообразности трансляции проекта на все свинокомплексы компании (64 площадки, включая дополнительные откормы, СИО, карантины, племенные фермы): подготовка технической части проекта; разработка внутренней инфраструктуры проекта; адаптация матрицы эксплуатации чек-листов под все свинокомплексы компании; разработка и автоматизация отчетов; разработка недостающих чек-листов; обучение всех заинтересованных сотрудников; введение в систему смежных проверяющих служб (служба охраны труда, инженерная служба, контрольно-ревизионный отдел, отдел обучения и аттестации).
   
   
5. Выстраивание процесса системы контроля и отслеживания результатов аудитов и принятия решений на основании аудитов.

Что в результате

По итогу реализованного проекта на свинокомплексах руководство компании приняло решение о максимальной трансляции инструмента чек-листа на все подразделения компании (логистика, инженерная служба, отдел кадров, отдел корпоративного питания, комбикормовые заводы, мясоперерабатывающий завод и т. д.).

Высший менеджмент компании получил возможность своевременно принимать корректирующие мероприятия на стадии «невыполнение СОП», а не на стадии «производственный показатель не в норме». Кроме того, теперь руководство может видеть реальную картину на свинокомплексе сразу после проведенного аудита — в среднем время реакции на проблему сократилось с 7 до 2 дней. Что еще получил клиент в результате проекта:

1. Выстроенная автоматизированная система стандартных обходов с четкими критериями оценки в зависимости от степени влияния на производственный показатель.
   
   
2. Стандартизированная система оценок для всех свинокомплексов при проведении аудитов, в том числе от проверяющих служб (служба охрана труда, контрольно-ревизионный отдел, отдел обучения, инженерная служба), суммарно от всех служб разработано и используется более 35 чек-листов.
   
   
3. Возможность бенчмаркинга по ГК.
   
   
4. Автоматизированная система постановки задач по нарушенным показателям в чек-листах и сроков их выполнения.
   
   
5. Хранение всех данных в одной базе, возможность контроля показателей в лаге времени.
   
   
6. Изменение процесса взаимодействия бэк-офиса и производственных площадок.
   
   
7. Сокращение выявленных фактов предоставления недостоверных данных об общем состоянии на площадке с 14 до 2% в месяц.
   
   
8. Сокращение каннибализма у животных с 12 до 6%.

Всего в проекте было задействовано 64 площадки, включая дополнительные откормы, СИО, карантины, племенные фермы.